OKsimed
Voor het meten van de OK-benutting heeft Simtec Medical Oksimed ontwikkeld. Het programma genereert statistische informatie in de vorm van grafieken en tabellen. De informatie is gebaseerd op gegevens van het afgelopen jaar waarbij gekozen kan worden uit elke gewenste periode. De voor de werking van het programma benodigde data ontvangt Oksimed batch-gewijs uit het ziekenhuisinformatiesysteem in de vorm van (platte) tekstbestanden. Voor deze opzet is bewust gekozen om de koppeling met de ziekenhuisinformatiesystemen zo eenvoudig mogelijk te maken.
In geval het ziekenhuisinformatiesysteem onvoldoende gegevens zou bevatten, is invoer van operatietijden ook in Oksimed mogelijk. Onderstaande afbeelding betreft het hoofdmenu van het programma.
Overzichten
Om een compleet beeld te krijgen van het gebruik, de vullingsgraad en de benutting van de aangeboden OK-tijd, bevat Oksimed een zestal hoofdoverzichten:
Bezetting: in dit overzicht is te zien welk deel van de bruto OK-dagdelen geblokkeerd is door de organisatie en welk deel door de operateurs. Van het deel dat overblijft is vervolgens te zien welk deel hiervan gevuld wordt (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Productie en OK-aanbod: in dit overzicht wordt de aan de vakgroepen aangeboden OK-tijd uitgezet tegen de productie (in patiënten). Hiermee wordt het mogelijk te controleren of OK-reductie ook tot productiviteitsverlies leidt (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Operateurtijden: dit overzicht geeft inzicht in het aandeel van de inleidingstijd, voorbereidingstijd, snijtijd, uitleidingstijd en wisseltijd van OK’s zoals de operateur die ervaart (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Anaesthesiologietijden: dit overzicht geeft inzicht in het aandeel van de inleidingstijd, voorbereidingstijd, snijtijd, uitleidingstijd en wisseltijd van OK’s zoals de anaesthesioloog die ervaart (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Verkoevertijden: dit overzicht geeft informatie over hoelang patiënten op de verkoever verblijven, onderverdeeld in werkelijke verkoevertijd en wachttijd.
Binnen/buiten kantoortijd: dit overzicht geeft informatie over welk deel van de OK-tijd buiten kantooruren plaatsvindt (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Vroege start: dit overzicht geeft informatie over de frequentie en duur van programma's die te vroeg van start gaan.
Late start en vroeg einde: dit overzicht geeft informatie over de frequentie en duur van programma's die te laat starten en te vroeg eindigen. Naast late start en vroeg einde bevat dit overzicht tevens informatie over programma-gaten.
Uitloop geplande OK’s: dit overzicht geeft informatie over de uitloop van ochtend-OK’s en van middag OK’s (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel).
Detailniveaus
Elk hoofdoverzicht kan weer op 6 verschillende detailniveaus worden bekeken:
-
per dag (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
-
per week (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
-
per maand (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
-
per kwartaal (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
-
als weekpatroon (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
-
als onderlinge vergelijking (voorbeeldgrafiek, voorbeeldtabel)
Daarnaast kan bij elk overzicht/detailniveau worden aan gegeven uit welke vakgroep (één of alle) het overzicht dient te bestaan, van welke locatie(s) de tijden moeten worden weergegeven en of het om de geplande dagdelen gaat, de acute of beide.
Specifieke ingrepen
Naast al deze opties biedt Oksimed ook nog de mogelijkheid om OK-tijden van specifieke ingrepen weer te geven of onderling te vergelijken. Er kunnen tot een maximum van 5 verschillende ingrepen worden gedefinieerd op basis van de CTG-codetabel.
Invoer OK-rooster
Om de benutting van vakgroepen/operateurs te kunnen berekenen is het nodig om te weten welke operateurs op welke dagen geopereerd hebben en welke OK’s door de organisatie of vakgroepen/operateurs zijn afgezegd. Dit bijhouden van het OK-rooster gebeurt in het beheerscherm (voorbeeld beheerscherm). Dit scherm maakt het mogelijk om het rooster voor langere periodes per locatie aan te maken en om snel tijdelijke en permanente wijzigingen hierop door te voeren.
Roostercontrole
Telkens wanneer Oksimed wordt opgestart wordt het ingevoerde rooster gematched met de OK-data uit het ziekenhuisinformatiesysteem. Eventuele roosterfouten als “vakgroep niet gevonden” of “andere operateur gevonden” kunnen eenvoudig worden gevonden en direct worden verholpen. Voor de berekening van de benutting wordt slechts gerekend met de OK-dagdelen die geen fouten bevatten.
Onderhoud
Oksimed maakt automatisch nieuwe kwartalen aan en verwijdert kwartalen die ouder zijn dan één jaar. De OK-roosters worden bij het aanbreken van ieder nieuw kwartaal automatisch doorgekopiëerd naar de toekomst, dus eenmaal goed ingesteld behoeft een min of meer vast OK-rooster weinig of geen onderhoud.