Simpromed

Bij het realiseren van de productiedoelstellingen in het DOT-tijdperk is het van groot belang dat de productie op elk gewenst niveau kan worden gevolgd en dat afwijkingen hierop snel kunnen worden gedetecteerd. Daarbij is het wenselijk dat de gerealiseerde productie kan worden uitgezet tegen een norm zodat duidelijk wordt of de vakgroep, maatschap en/of arts voor- of achter loopt. Aangezien het afleiden tot de juiste zorgproducten in belangrijke mate wordt bepaald door een goede registratie, is ook een controlemiddel hierop van essentieel belang.

Om dit alles mogelijk te maken heeft Simtec Medical het softwarepakket Simpromed ontwikkeld. Simpromed is speciaal ontwikkeld voor- en door medisch specialisten. Hieronder ziet u het hoofdmenu van Simpromed afgebeeld.

Informatie op maat

Simpromed is volledig configureerbaar. Dit biedt u de mogelijkheid om in elk rapport de parameters weer te geven die voor u van belang zijn. Doordat het interface van Simpromed als maatwerk ontwikkeld wordt, is weergave van vrijwel elke gewenste informatie mogelijk. Daarbij is het mogelijk om in Simpromed data uit verschillende systemen bijeen te brengen. Zelfs verrichtingen uit verschillende ziekenhuizen kunnen in Simpromed geladen worden.

Voor u betekent dit alles dat de stuurinformatie van Simpromed naadloos zal aansluiten op uw informatiebehoefte. Omdat deze behoefte continu wijzigt, wordt Simpromed ook continu doorontwikkeld.

Actuele productie-informatie

Simpromed beschikt over actuele productie-informatie omdat veelal de data dagelijks wordt ververst. Daarbij laat Simpromed zowel de gevalideerde data als de nog niet gevalideerde data zien. Omdat Simpromed over een eigen grouper beschikt worden ook de nog niet gesloten subtrajecten 's nachts al afgeleid tot zorgproducten. In de meeste ziekenhuizen beschikt u daarom vandaag al over de gerealiseerde omzet tot en met gisteren. Dit geldt voor zowel de gesloten zorgtrajecten, als de geopende-, als ook voor het onderhanden werk.

Prognose

Omdat het rooster van een medisch specialist per jaar zal verschillen, is de gerealiseerde productie als maat voor hoe men er voorstaat nietszeggend. Om daadwerkelijk te weten hoe er geproduceerd is, moet de gerealiseerde productie worden afgezet tegen de geplande productie, waarbij rekening wordt gehouden met zaken als het poli- en OK-rooster, afwezigheid, waarneming, diensten en eventuele seizoensinvloeden. Deze geplande productie is meestal niet beschikbaar in het ziekenhuis informatie systeem. En de productie-informatie die wel voorhanden is, komt meestal te laat om nog als stuurinformatie te kunnen dienen.

Zorgproducten en zorgactiviteiten 

Simpromed genereert productie-informatie over zorgproducten en zorgactiviteiten waarbij de zorgproduct-informatie is onderverdeeld in geopend-, gesloten- en onderhandenwerk. De zorgproductinformatie kan op elk denkbaar niveau worden weergegeven, bijvoorbeeld per individueel zorgproduct, gegroepeerd op zorgtype, diagnose, declaratiecode, per segment (waaronder ook uitval), als totaal, etc. Daarbij kan ze worden uitgedrukt in aantallen, artshonorering, normtijden, ziekenhuistarief, doorlooptijd en wachttijd. Naast het weergeven van de productie kunnen op elk gewenst niveau ook normen worden gesteld. Dit kan per arts, voor de maatschap en/of voor de vakgroep.

De onderstaande grafiek betreft een voorbeeld van de getotaliseerde productie van zorgproducten van een bepaalde arts, weergegeven in aantallen. Het paarse vlak geeft het aantal geopende zorgproducten per dag cumulatief weer. De roze lijn de nog openstaande productie en de gele lijn de gesloten zorgproducten. De zwarte lijn betreft de normproductie van deze arts waarbij de afwezigheid als vlakke stukken te herkennen is. Uitgaan de van de geopende zorgtrajecten loopt deze arts voor op zijn normproductie. Op basis van gesloten loopt hij echter achter. Zoals te zien is wordt dit in belangrijke mate veroorzaakt door het opstartverschijnsel van de DOT-implementatie.

Drill-down

In alle rapporten kan van elk getal gecontroleerd worden welke patiënten/zorgproducten/verrichtingen eraan ten grondslag liggen. Dit doe je eenvoudigweg door erop te dubbelklikken. Deze drill-down-functie kent 3 aggregatieniveaus waarbij het laagste niveau uiteindelijk het zorgprofiel weergeeft waarvan de zorgactiviteit deeluitmaakt. Op basis van dit zorgprofiel kan vervolgens het zorgproduct nog worden afgeleid, of kan met behulp van simulatie worden bepaald welke zorgactiviteiten nog aan het profiel ontbreken om tot de gewenste afleiding te komen. Onderstaande afbeelding laat het derde drill-down-niveau zien.

Zorgproducten analyseren

Simpromed biedt u de mogelijkheid om met diverse middelen te analyseren hoe zorgproducten worden afgeleid. U kunt dit grafisch doen met behulp van de beslisboom en de onderliggende beslisregels, of empirisch op basis van historische of landelijke gegevens, of met behulp van de zorgproduct-simulator.

Uitgaande van een bepaald sub-traject krijgt u een overzicht van alle mogelijke zorgproducten met het artshonorarium, ziekenhuistarief en het aantal dat dit jaar reeds gevalideerd is. Onderstaande afbeelding laat dit zien.

Van zorgproducten die dit jaar al gevalideerd zijn geweest kunt u het gemiddelde of landelijke zorgprofiel weergeven of een overzicht van alle gevalideerde profielen. Zo kunt u direct zien welke essentiële verrichtingen noodzakelijk zijn gebleken om tot een bepaald zorgproduct te komen door simpelweg naar het kortste zorgprofiel te kijken.

Een andere manier is door in de beslisboom op een bepaald knooppunt te gaan staan en vervolgens de beslisregels op te roepen die aan dit knooppunt ten grondslag liggen. Zo hoeft u niet door de hele lijst van beslisregels, maar kunt u direct naar de beslisregel waar het om gaat. Per beslisregel kunt u vervolgens zien om welke zorgactiviteiten het gaat. Om de lijst van zorgactiviteiten overzichtelijk te houden kunt u hierbij nog filteren op alleen dié zorgactiviteiten die in het verleden zijn voorgekomen. Hieronder ziet u een afbeelding van de beslisboom behorend bij een bepaalde zorgproductgroep.

Als derde mogelijkheid kunt u met behulp van de ZP-simulator zelf een zorgprofiel opbouwen en empirisch ondervinden welk zorgproduct wordt afgeleid. Hieronder is het simulatiescherm weergegeven.

Productie wordt vergeleken met norm en voorgaand jaar

Met Simpromed heeft u de mogelijkheid om de zorgproducten en zorgactiviteiten op elk niveau af te zetten tegen een norm (ambitie). Bij zorgproducten kunt u naast aantallen ook normen stellen voor artshonorering, normtijd en ziekenhuistarief. Bij het berekenen van de norm corrigeert Simpromed voor afwezigheid, het poli- en OK-rooster, diensten en eventuele seizoensinvloeden. Daarnaast biedt Simpromed de mogelijkheid de productie te vergelijken met voorgaande jaren.

Onderlinge productievergelijking

Met Simpromed kunt u de totale productie van de vakgroep en/of maatschap opsplitsen in de individuele productie van de artsen. Dit maakt een onderlinge productievergelijking mogelijk met afwijkingen ten opzichte van de normen. Indien wenselijk kan deze vergelijkingsfunctie ook worden afgeschermd waardoor artsen alleen hun eigen productie kunnen zien en dat van de vakgroep of maatschap als totaal.      

Plafond-monitoring

Door de individuele roosters van de artsen binnen een vakgroep te sommeren, wordt de capaciteit van de vakgroep verkregen. Door vervolgens de productie van de gehele vakgroep uit te zetten tegen deze capaciteit, kan een prognose voor het hele jaar worden berekend. De ervaring heeft inmiddels geleerd dat deze manier van prognostiseren zeer nauwkeurig is.

Door nu de productie van de verschillende vakgroepen te sommeren en uit te zetten tegen hun capaciteiten, kan ook voor het hele ziekenhuis geprognostiseerd worden. Wanneer deze prognose worden vergeleken met de gemaakte productieafspraken wordt duidelijk welke vakgroepen onderproduceren, op target liggen, dan wel overproduceren.

Actieve bijsturing

In de vorm van "meer patiënten per poli" of "extra polisessies" adviseert Simpromed hoe u op de polikliniek en OK zou moeten bijsturen om de gestelde norm aan het eind van het jaar te kunnen halen. Dit bijsturen begint al in januari. Hierdoor is er altijd voldoende tijd om op een eventuele onder- of overproductie te kunnen anticiperen. Onderstaande tabel geeft hiervan een voorbeeld. De tweede arts loopt per 14 augustus 3% achter. Hij heeft tot nu toe 17,6 patiënten per poli gezien waarvan 7,3 nieuwe patiënten. Het hadden er 18,1 moeten zijn maar om het nu nog te halen moeten het er 19,1 worden (uitgaande van een herhaalfactor van 1,4). In geval het aantal patiënten per poli 17,3 zou blijven zou hij 6 extra polidagdelen extra moeten openen om aan het eind van het jaar op 100% uit te komen. Wanneer de herhaalfactor zou worden verlaagd geeft het programma tevens aan hoe hij dan uit gaat komen.
 

Werklastmeting

In de voorgaande tabel was te zien hoeveel patiënten de artsen gemiddeld zagen per poli, onderverdeeld in nieuwe patiënten en controles. Omdat simpromed het rooster per individuele arts bevat, kan ook worden weergegeven hoeveel een ieder gedaan heeft op het gebied van poli, ok, door de weekse diensten en weekenddiensten. Ook het aantal opgenomen vrije dagen versus vakantiesaldo wordt in dit geval weergegeven.

Registratiecontrole

Zoals gezegd zijn de productiecijfers en totalen in alle rapporten door middel van "dubbelklikken" uit te splitsen tot op patiëntniveau, inclusief verrichtingsdatum, patiëntnummer, naam en geboortedatum. Deze zogenaamde drill-down-functie maakt het dus mogelijk de registratie van het ziekenhuisinformatiesysteem handmatig te controleren. Daarnaast bevat Simpromed ook een mogelijkheid de registratie pro-actief te controleren. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld subtrajecten met ontbrekende velden, of zorgactiviteiten zonder trajectcode. Of opnameperiodes met ontbrekende verpleegdagen, etc. Ook kan met behulp van deze pro-actieve functie gefilterd worden op het voorkomen van bepaalde combinaties van zorgactiviteiten binnen een traject, of juist het ontbreken ervan. Deze specifieke filterinstellingen worden automatisch opgeslagen zodat bij periodieke controle de specifieke combinaties niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Hieronder ziet u een afbeelding van het registratiecontrole-scherm.

Eenvoudig koppelbaar

Simpromed wordt batchgewijs voorzien van data uit uw ziekenhuisinformatiesysteem in de vorm van tekst-files of door middel van een directe database-koppeling. Een koppeling is derhalve altijd realiseerbaar en eenvoudig tot stand te brengen. Daarnaast is Simpromed in staat om informatie uit verschillende systemen (vestigingen/ziekenhuizen) samen te voegen en zo dagelijks een totaalbeeld te verschaffen dat op geen andere manier realiseerbaar is (zgn. dashboard-functie). Omdat Simpromed gebruik maakt van de rekencapaciteit van uw PC, is het in staat elk overzicht binnen enkele seconden te genereren.

Resultaten in overzichtelijke grafieken en tabellen

Elke tabel en grafiek kan worden geprint of als bestand worden opgeslagen. Hierbij is er bij elk rapport naar gestreefd alles op één A4tje te kunnen weergeven. Dit maakt het programma uitermate geschikt voor gebruik binnen een maatschap/vakgroep ter evaluatie van de maandelijkse productie. Eventuele onderproductie komt hierdoor direct aan het licht en wordt tevens duidelijk door welke artsen deze eventuele onderproductie wordt veroorzaakt.

Geen bijkomende licentiekosten

Simpromed vereist geen extra software op uw PC. Omdat we gebruik maken van de op uw ziekenhuissysteem geïnstalleerde applicaties, behoeven er per gebruiker geen bijkomende licentiekosten te worden betaald.

Slechts 279 euro per module

Simpromed wordt geleverd met aparte modules per arts. Daarbij komt nog een overkoepelende module op vakgroep en/of maatschap niveau, waarin de resultaten van alle artsen afzonderlijk- en als totaal gepresenteerd worden. De kosten bedragen slechts 279 euro per module per kalenderjaar (exclusief BTW). Hiervoor krijgt u het recht op gratis upgrades gedurende het jaar, ondersteuning bij de implementatie en gratis toegang tot de telefonische helpdesk.

Voordelen nog eens op en rijtje

• Simpromed is volledig configureerbaar hetgeen inhoudt dat de stuurinformatie altijd naadloos zal aansluiten op uw informatiebehoefte.
• Werkelijke productie wordt afgezet tegen de geplande productie waardoor prognoses altijd realistisch zijn.
• Cijfers en rapportage zijn zeer recent waardoor ze uitermate geschikt zijn als stuurinformatie.
• Eventuele onderproductie wordt direct in het begin van het jaar al waargenomen waardoor voldoende tijd overblijft om te corrigeren. 
• Simpromed adviseert op artsniveau wat te doen bij onder- en overproductie.
• Doordat informatie voor elke arts binnen de groep beschikbaar is, vormt simpromed een goede vertrouwensbasis, van belang bij bijvoorbeeld maatschapsvorming en -fusies.